Poprawne i spójne dane adresowe odgrywają kluczową rolę w skutecznym funkcjonowaniu firm i organizacji. Standaryzacja danych adresowych jest niezbędnym narzędziem, które pozwala na uporządkowanie informacji kontaktowych, uniknięcie błędów oraz zapewnienie spójności w bazach danych. W tym artykule przyjrzymy się, czym dokładnie jest standaryzacja danych adresowych, z czego się składa, jakie korzyści niesie dla biznesu, jakie są jej praktyczne zastosowania oraz jak przeprowadzić skuteczny proces standaryzacji, aby zapewnić wysoką jakość danych adresowych w organizacji.
Standaryzacja adresów to proces, w którym dokonuje się formatowania zapisu danych adresowych, aby były zgodne z referencyjną bazą adresową lub określonymi standardami. Celem standaryzacji jest osiągnięcie spójności, jednolitości i poprawności w zapisie adresów, co ułatwia integrację danych, poprawia jakość informacji oraz eliminuje redundancję i błędy w bazach danych.
Podsumowując, standaryzacja adresów to proces, który obejmuje uspójnienie zapisu danych adresowych (zgodnie z wybranym systemem, w Polsce TERYT), poprawę błędów, aktualizację informacji, uzupełnienie brakujących elementów oraz deduplikację.
Przygotowaliśmy konkretny przykład standaryzacji danych, żebyś mógł zobaczyć, jak ten proces działa w praktyce i jakie korzyści z niego wynikają.
Oto zrzut ekranu z przykładem standaryzacji danych adresowych.
Zauważ, jak uspójniono zapis i poprawiono istniejące w nim błędy. Niestarannie podane dane dzięki standaryzacji stają się jasne, przejrzyste i spójne. Dane zostały podzielone na pola odpowiadające poszczególnym elementom adresu, literówki zostały wyeliminowane, a nazwy zastąpione wystandaryzowanymi wartościami. Nazwa ulicy została zaktualizowana do poprawnej, ponieważ w międzyczasie zmieniła swoją nazwę.
Na kolejnym przykładzie zamieściliśmy standaryzację danych, którą przeprowadziliśmy w firmie Bonprix.
W przypadku Bonprix problem z jakością danych wynikał z różnic w sposobie zapisu tych samych danych w bazie danych oraz w trakcie składania zamówień na stronie internetowej oraz Call Center. Dane klientów były zapisywane w różnorodny sposób, co powodowało trudności w ich przetwarzaniu i przekazywaniu zamówień do realizacji. Do rozwiązania tego problemu, konieczne było przeprowadzenie standaryzacji danych. Miała ona znaczący wpływ na efektywność procesów operacyjnych, przyspieszając cały cykl zamówień i usprawniając działanie firmy. Całe Case Study firmy Bonprix możesz przeczytać TUTAJ.
Weryfikacja adresu to proces, który polega na sprawdzeniu, czy dany adres istnieje w referencyjnej bazie danych. Gdy adres jest zgodny z bazą danych, można mieć pewność, że jest on poprawny i nadaje się do dalszego wykorzystania. Jest to istotne zwłaszcza w kontekście wysyłki przesyłek, dostawy towarów czy komunikacji z klientem. Jednak, gdy adres nie zostaje odnaleziony w bazie, należy go oznaczyć jako niepoprawny, co umożliwia dalszą identyfikację i analizę takich rekordów.
Współczesne wyzwania związane z zarządzaniem danymi wymagają nie tylko precyzji, ale również dbałości o unikalność przechowywanych rekordów w bazie danych. Odpowiedzią na problem duplikacji informacji jest proces deduplikacji, który stanowi kluczowy element utrzymania jakości danych oraz poprawy efektywności działań opartych na analizie informacji.
Deduplikacja to proces identyfikacji i usuwania zdublowanych wpisów w bazie danych lub systemie CRM. Problem zdublowanych rekordów może wynikać z różnych przyczyn, takich jak niejednoznaczne wprowadzanie danych, błędy ludzkie, różnice w formacie zapisu, czy też migracje danych między różnymi systemami. Skutkiem tego może być obecność wielu wpisów dotyczących tego samego klienta lub kontaktu, co prowadzi do dezorganizacji, utrudnienia analizy oraz wpływa negatywnie na działania biznesowe.
Głównym celem deduplikacji jest stworzenie tzw. „golden record” – doskonałego i spójnego zestawu cech opisujących dany rekord. W kontekście klienta oznacza to stworzenie jednego, kompletnego i dokładnego profilu, który zawiera wszystkie istotne informacje dotyczące danego klienta. System ocenia stopień podobieństwa pomiędzy rekordami i podejmuje decyzję, czy dany wpis powinien zostać uznany za duplikat, czy nie.
W praktyce, proces deduplikacji można zilustrować przykładem. Wyobraźmy sobie firmę korzystającą z narzędzia AlgoMaps. Po pierwszym etapie standaryzacji, różne warianty adresów, takie jak „ul. Wrocławska 10”, „Wrocławska ulica 10”, czy „ul Wrocławska nr 10”, zostaną sprowadzone do jednego, ujednoliconego formatu. Następnie, system oceni podobieństwo między pozostałymi danymi, takimi jak imię, nazwisko, numer telefonu czy adres e-mail, i zdecyduje, czy dwa wpisy reprezentują tego samego klienta.
W rezultacie, deduplikacja adresów pozwoli firmie na utrzymanie czystości i spójności bazy danych, co ma kluczowe znaczenie dla podejmowania trafnych decyzji biznesowych oraz efektywnej komunikacji z klientami. Dzięki eliminacji zdublowanych rekordów, firma zyskuje nie tylko lepszą kontrolę nad danymi, ale także poprawia efektywność działań marketingowych, sprzedażowych i obsługowych.
Wnioskiem jest to, że deduplikacja adresów to proces nieodzowny dla każdej organizacji dążącej do optymalizacji zarządzania danymi i wzmocnienia relacji z klientami. Poprzez tworzenie spójnych i dokładnych rekordów, firma może skorzystać z pełnej gamy korzyści, które wpłyną pozytywnie na jej efektywność i konkurencyjność na rynku.
TERYT (Krajowy rejestr urzędowy podziału terytorialnego kraju) to oficjalny system identyfikacji miejscowości i jednostek administracyjnych w Polsce. Jest to baza danych, która zawiera informacje o nazwach miejscowości i ulic oraz powiązanych z nimi jednostkach administracyjnych, takich jak gminy, powiaty czy województwa. Wszystkie nazwy jednostek zgromadzone w rejestrze są nazwami wystandaryzowanymi. TERYT oprócz nazw wymienionych jednostek zawiera również ich unikalne identyfikatory, które są wykorzystywane w systemach administracyjnych Państwa. Jest to istotne w kontekście standaryzacji gdyż firmy np. z sektora bankowego czy telekomunikacyjnego są zobligowane przepisami prawa do zbierania danych adresowych zgodnie z rejestrem TERYT, w celu późniejszej łatwej wymiany/łączenia danych z systemami administracji publicznej.
Dzięki standaryzacji danych adresowych możesz czerpać wymierne korzyści, oto niektóre z nich:
Niepoprawne adresy powodują niedostarczenie towarów, co generuje koszty związane ze zwrotami oraz utratę potencjału sprzedaży.
Jeśli klient konsekwentnie podaje różne warianty swojego adresu podczas składania zamówień, w bazie danych powstają duplikaty. To prowadzi do nieefektywności działań analitycznych związanych z klientami, utrudniając identyfikację liczby klientów, złożonych zamówień itp. Skutkiem jest spadek efektywności działań marketingowych oraz trudność w budowaniu pełnego profilu klienta.
Przykład: firma nie jest w stanie zidentyfikować, że pod jednym adresem zamieszkuje kilku klientów, co uniemożliwia zaplanowanie jednej wizyty sprzedażowej zamiast kilku.
Wysokiej jakości dane adresowe umożliwiają precyzyjne geokodowanie i wzbogacanie adresów o informacje przestrzenne, otwierając drzwi do location intelligence, a więc czerpania wiedzy z analiz przestrzennych. Wyniki takich analiz mogą znaleźć zastosowanie w takich obszarach jak m.in.:
Algolytics dostarcza następujące informacje dla każdego adresu: demografia, populacja, ryzyko kredytowe, otoczenie budynku, charakterystyka terenu, zagrożenia naturalne, współczynniki atrakcyjności danej lokalizacji, ponad 400 unikalanych cech.
Wyższa jakość adresu przekłada się na dokładniejsze geokodowanie, co z kolei prowadzi do szybszej dostawy, dzięki temu, że trasa jest wyznaczona optymalnie, a kurierzy wiedzą, gdzie dokładnie znajduje się lokal.
Nawet niewielkie przesunięcia w lokalizacji mogą powodować znaczne opóźnienia, co możesz zobaczyć na poniższym obrazku. Różnica w dokładności geolokalizacji wynosi 20 metrów, a znacząco przekłada się na wydłużenie czasu dojazdu i pokonywanej trasy.
Wystandaryzowane dane adresowe są kluczowe dla efektywnej konsolidacji baz danych. Dzięki standaryzacji adresów, wszystkie rekordy są przedstawione w jednolitej formie, co ułatwia porównywanie i dopasowywanie danych. To z kolei przyspiesza proces łączenia baz i zwiększa ich końcową jakość.
Przyjrzyjmy się najczęstszym problemom związanym z danymi adresowymi, które mogą pojawić się w systemach i bazach danych. Wyszczególniliśmy 7 z nich, które zdaniem naszych ekspertów są najbardziej dotkliwe. Ich rozwiązanie ma kluczowe znaczenie dla efektywności operacyjnej i podejmowania trafnych decyzji biznesowych.
Jeśli preferujesz ręczną standaryzację adresów, możesz zastosować następujące kroki:
Na początku należy ustalić standard, zgodnie z którym będą standaryzowane adresy. W Polsce często wybieranym standardem jest zapis adresu zgodny z rejestrem TERYT.
Określ, jakie pola będą definiować każdy adres, na przykład nazwa ulicy, numer domu, kod pocztowy, państwo, miasto itd. To pozwoli Ci uporządkować informacje.
Następnie dokonaj analizy istniejących adresów w celu sprawdzenia, jak wiele z nich spełnia wybrany standard oraz zidentyfikuj błędy takie jak duplikaty czy brakujące informacje.
Przeprowadź czyszczenie danych, czyli usuwanie duplikatów, uzupełnianie brakujących wartości, poprawianie błędów. Adresy dostosuj do wybranego standardu, aby zapewnić ich spójność i jednolitość. Pamiętaj o tym, aby proces był regularny (najlepiej ciągły), aby nie generować kolejnych nieścisłości.
Warto także przyjrzeć się obecnym błędom oraz zidentyfikować ich źródła i wprowadzić poprawki, które ograniczą liczbę błędnie wprowadzanych danych . Częstą przyczyną niskiej jakości danych są błędne dane wprowadzane przez klientów w formularzach. W takim wypadku rozwiązaniem może być wprowadzenie autouzupełniania formularzy.
Możesz zgeokodować adresy, czyli przypisać im współrzędne geograficzne oraz wzbogacić je o dane takie jak np. demografia, zarobki, bezrobocie, otoczenie czy różnego rodzaju ryzyka i współczynniki atrakcyjności. To dodaje adresom większej precyzji i ułatwia wykorzystanie informacji przestrzennych w późniejszych analizach biznesowych.
Manualna standaryzacja adresów zajmuje ogromną ilość czasu i tym samym stanowi duży koszt dla Twojej firmy. W aplikacji webowej (lub poprzez API) AlgoMaps możesz w krótkim czasie i z 99% dokładnością (najwyższa w Polsce) wystandaryzować swoje adresy. Rozwiązanie pozwala ujednolicić zapis, poprawić błędy, uzupełnić braki, zaktualizować informacje oraz zdeduplikować powtarzające się rekordy. Ponadto umożliwia geokodowanie adresów oraz wzbogacanie ich o dodatkowe informacje przestrzenne (np. demografia czy zdolność kredytowa mieszkańców danego budynku, liczba sklepów danego typu w najbliższym otoczeniu).
Załóż konto TUTAJ i przetestuj aplikację webową lub przejdź TUTAJ, jeśli preferujesz API – na start otrzymujesz darmową standaryzację dla 1 tys. adresów.
Jeśli natomiast potrzebujesz wsparcia naszych ekspertów w zakresie jakości danych, SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI.
Standaryzacja danych adresowych to proces normalizacji i ujednolicenia informacji dotyczących adresów, tak aby były zgodne z określonymi standardami i formatami.
Dane adresowe można standaryzować przy użyciu specjalnych narzędzi (np. AlgoMaps od Algolytics), które sprawdzają, poprawiają i dopasowują adresy do ustalonych standardów.
Standaryzacja danych adresowych jest istotna, ponieważ zapewnia jednolitość, spójność i poprawność informacji adresowych, co ułatwia późniejsze przeprowadzanie analiz oraz zwiększa efektywność operacyjną firmy.
Przykładem standaryzacji danych adresowych jest konwersja adresu „celeja Lecha Kaczyasliepo 26, 06-609 Warszwa aba ” na „Aleja Armii Ludowej 26, 00-609, Warszawa”.
